Profis / Gestione documentale

Gestione Documentale è il software per l’archiviazione e consultazione dei documenti che ti permette di gestire l’intero processo di conservazione rispettando pienamente la normativa vigente.

Principali funzioni di Gestione Documentale:

• Archiviazione documenti: permette di acquisire e archiviare in automatico tutti i documenti emessi dalle applicazioni Sistemi, oppure di acquisire documenti esterni attraverso file system oppure tramite uno scanner collegato, in modalità singola o in modalità massiva mediante lettura di un codice a barre.
• Archiviazione posta elettronica: consente di visualizzare e archiviare mail e relativi allegati, grazie all’integrazione con la casella di posta utilizzata dall’utente.
• Gestione fascicoli: i documenti archiviati possono essere organizzati in fascicoli o dossier virtuali, suddivisi in cartelle e in sottocartelle. Inoltre è possibile creare nuovi documenti (testo, fogli di calcolo o presentazioni) o acquisirne di nuovi tramite scanner oppure da file, con un semplice drag & drop.
• Distribuzione dei documenti: permette di inviare i documenti archiviati in modalità massiva a clienti, dipendenti o altri soggetti tramite e-mail, configurando per ciascuno di essi i dettagli della spedizione. Con il servizio Documenti Condivisi, inoltre, è possibile pubblicare in un’apposita area riservata e profilata i documenti archiviati, al posto dell’invio della e-mail, notificando l’avvenuta pubblicazione.
• Firma grafometrica: grazie ad un apposito tablet è possibile apporre la firma autografa sui documenti, in sostituzione della Firma Elettronica Semplice, per avere sempre a disposizione il documento firmato da archiviare e conservare senza dover stampare nulla.
• Conservazione Digitale: con PROFIS/Gestione Documentale è possibile gestire l’intero ciclo di conservazione, mediante apposite procedure automatiche che consentono di selezionare i documenti da conservare, apporre la firma digitale in modo massivo, o anche delegare a un soggetto esterno l’intero processo di conservazione.