Le imprese che utilizzano ESOLVER, la nostra soluzione software ERP per gestire i processi aziendali, possono condividere con clienti e fornitori preventivi, contratti, ordini, fatture o ddt, grazie all’integrazione con Sportello Documenti condivisi.
La condivisione da ESOLVER è automatica e protetta. Tu decidi quali documenti condividere e i tuoi clienti e fornitori ricevono una notifica in tempo reale che li informa che i documenti sono disponibili nell’area a loro riservata.
Grazie alle funzionalità di firma digitale integrate, inoltre, i tuoi clienti e fornitori possono facilmente prendere visione, firmare e validare i documenti, anche in mobilità, mentre tu su ESOLVER tieni traccia delle attività svolte direttamente dall’elenco dei documenti di vendita o acquisto.
Punti di forza di Documenti Condivisi
- La soluzione consente alla ditta di gestire in maniera centralizzata e strutturata la condivisione dei documenti ai soggetti interessati
- L’integrazione con le procedure Sistemi consente di mantenere sincronizzati i documenti condivisi e garantisce la correttezza dei documenti esposti, dato che provengono direttamente da ESOLVER o JOB
- Il soggetto interessato dispone di una serie di strumenti e di utilità per consultare in qualsiasi momento i documenti condivisi dall’azienda, anche in mobilità
Con Sportello Documenti condivisi firma e validazione è possibile condividere e far firmare elettronicamente e digitalmente i documenti condivisi con i clienti e fornitori.
L’azienda può richiedere al soggetto esterno di prendere visione del documento condiviso e, grazie alla sincronizzazione, ne ha immediatamente traccia.
Le tipologie di firme gestite sono le seguenti:
- Firma elettronica semplice
- Firma elettronica semplice con OTP
- Firma digitale con TOKEN/SMARTCARD
- Firma digitale con certificato remoto
L’Audit Trail è il file risultante dai processi di autorizzazione di firma, presa visione e ciclo di approvazione, nel quale sono tracciate tutte le operazioni svolte sul documento e che può quindi essere utilizzato in futuro come attestazione delle operazioni eseguite.
Punti di forza di Firma e validazione
- L’azienda potrà richiedere ad ogni dipendente di visionare o firmare i documenti condivisi dall’azienda in qualsiasi momento e, grazie all’integrazione con le procedure Sistemi e agli automatismi di Documenti condivisi, e i documenti e le azioni sono sempre sincronizzati
- Grazie alle configurazioni e agli automatismi di Documenti condivisi l’Azienda risparmia tempo e ottimizza i processi, grazie ad un meccanismo di condivisione sicuro ed efficiente
- L’Azienda tiene sotto controllo lo stato delle attività di firma e validazione sui documenti di vendita (es.: ordini, contratti) richieste al cliente, direttamente da ESOLVER.